Constituir uma sociedade comercial em Portugal é um processo relativamente simplificado[1], o capital social é livre, podendo assim ser 1 €, no caso de sociedades unipessoais, e os custos de registo não são muito significativos (€ 360 como custo base, podendo chegar aos 1.000€ com registos adicionais). Um ponto chave é a quantia de capital que deverá ser disponibilizado para permitir a instalação da sociedade e o desenvolvimento do negócio até que este atinja o seu ponto de equilíbrio económico (“break-even-point”) e o equilíbrio financeiro mínimo.
O real problema em Portugal, para as sociedades comerciais, tem a ver com os custos de contexto, ou seja, a quantidade de obrigações tributárias que se devem cumprir.
Com a desmaterialização sucessiva das obrigações declarativas, era expectável que a vida das empresas, e assim dos contabilistas, fosse mais simples, tornando mais ágil e menos oneroso o cumprimento das obrigações legais.
Ao longo dos anos, as declarações antes enviadas em suporte de papel passaram a ser enviadas através de aplicações que comunicam ficheiros com dados normalizados e validados antes da submissão, por validadores estruturados pelas diversas entidades (Autoridade Tributária, Segurança Social) e nem sempre disponibilizados aos utentes.
Com a desmaterialização dos processos fiscais e contributivos, em vez que resultar, para os contribuintes, uma redução do tempo e custos de cumprimento, o que se verifica é o agravamento sucessivo da carga burocrática, por via do aumento da quantidade, da frequência e das verificações prévias, em tempo real, das diversas obrigações declarativas, criando assim novos custos de contexto às empresas e aos contribuintes em geral e complicando a vida dos que os representam, os contabilistas.
Vamos resumir as obrigações em:
- Constituição e funcionamento;
- Prestação de contas e tributação;
- Sistemas informáticos;
- Entidade contratante; e
- Atividade financeira.
Constituição e funcionamento
Para além do necessário registo da sociedade, há que definir o objeto social, que pode implicar o registo ou obtenção de licenças junto das autoridades públicas, e a nomeação da gerência/administração, e órgão de fiscalização (se aplicável).
Aos gerentes incumbem deveres como:
a) De cuidado, revelando a disponibilidade, a competência técnica e o conhecimento da atividade da sociedade adequados às suas funções e empregando nesse âmbito a diligência de um gestor criterioso e ordenado; e
b) Deveres de lealdade, no interesse da sociedade, atendendo aos interesses de longo prazo dos sócios e ponderando os interesses dos outros sujeitos relevantes para a sustentabilidade da sociedade, tais como os seus trabalhadores, clientes e credores.
Os titulares de órgãos sociais com funções de fiscalização devem observar deveres de cuidado, empregando para o efeito elevados padrões de diligência profissional e deveres de lealdade, no interesse da sociedade.
c) De relatar a gestão e apresentar contas, ao elaborar e submeter aos órgãos competentes da sociedade:
1. O relatório de gestão, incluindo a demonstração não financeira ou o relatório separado com essa informação (exceto ser for qualificada como microentidade[2]);
2. As contas do exercício, bem como os demais documentos de prestação de contas previstos na lei, relativos a cada exercício anual.
Os documento devem:
- Ser elaborados e assinados pelos por todos gerentes ou administradores que estiverem em funções ao tempo da apresentação. A recusa de assinatura por qualquer deles deve ser justificada no documento a que respeita e explicada pelo próprio perante o órgão competente para a aprovação, ainda que já tenha cessado as suas funções
- Ser apresentados ao órgão competente e por este apreciados, no prazo de três meses a contar da data do encerramento de cada exercício anual, ou no prazo de cinco meses a contar da mesma data quando se trate de sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou que apliquem o método da equivalência patrimonial.
Penalidades previstas:
- Informações falsas[3]: pena de prisão até 2 anos ou com pena de multa;
- Apresentação de contas adulteradas ou fraudulentas[4]: pena de prisão até 3 anos ou com pena de multa;
- Recusa ilícita de informações[5]: se pena mais grave não couber por força de outra disposição legal, com pena de prisão até 2 anos ou com pena de multa.
Prestação de contas e tributação
Os documentos de prestação de contas devem ser elaborados de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística[6] (SNC) e de acordo com a dimensão das empresas, serão exigidas mais informações e de maior qualidade.
Penalidades previstas:
- A entidade sujeita ao SNC que não aplique qualquer das disposições constantes nas normas contabilísticas e ou de relato financeiro cuja aplicação lhe seja exigível e que distorça com tal prática as demonstrações financeiras individuais ou consolidadas que seja, por lei, obrigada a apresentar, é punida com coima de €1.500 a €30.000.
- A entidade sujeita ao SNC que efetue a supressão de lacunas de modo diverso do aí previsto e que distorça com tal prática as demonstrações financeiras individuais ou consolidadas que seja, por lei, obrigada a apresentar, é punida com coima de €1.500 a €30.000.
- A entidade sujeita ao SNC que não apresente qualquer das demonstrações financeiras que seja, por lei, obrigada a apresentar, é punida com coima de €1.500 a €30.000.
A informação respeitante às contas do exercício e aos demais documentos de prestação de contas, devidamente aprovados, está sujeita a registo comercial, nos termos da lei respetiva.
A sociedade deve disponibilizar aos interessados, sem encargos, no respetivo sítio da Internet, quando exista, e na sua sede cópia integral dos seguintes documentos[7]:
a) Relatório de gestão;
b) Relatório sobre a estrutura e as práticas de governo societário, quando não faça parte integrante do documento referido na alínea anterior;
c) Certificação legal das contas;
d) Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.
A declaração anual de informação contabilística e fiscal (IES) deve ser enviada nos termos e com os anexos que para o efeito sejam mencionados no respetivo modelo, por transmissão eletrónica de dados, até ao dia 15 de julho, independentemente de esse dia ser útil ou não útil[8].
IRC
Em sede de Impostos sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas (IRC), uma sociedade pode ser tributada em diversos regimes:
1. O regime de contabilidade (cf. art. 17.º);
2. Transparência fiscal (art. 6.º);
3. O regime simplificado de tributação (art. 86.º-A);
4. Métodos indiretos (cf. art. 57.º);
5. O regime especial de tributação dos grupos de sociedades (cf. Art. 69.º)
Usando o regime de contabilidade, o lucro tributável das pessoas é constituído pela soma algébrica do resultado líquido do exercício e das variações patrimoniais positivas e negativas verificadas no mesmo período e não refletidas naquele resultado, determinados com base na contabilidade e eventualmente corrigidos nos termos do Código.
Do resultado contabilístico, apresentado conforme as normas contabilísticas, para o apuramento do resultado tributável, são possíveis de efetuar 95 correções, tipificadas, em outros tantos campos da declaração, em resultado de disposições específicas do CIRC.
A taxa é de 21% Continente e na Madeira e 16,8% nos Açores
PME: até € 25.000, 17% (continente e Madeira) e 13,6% (Açores).
Declaração anual: até 31 de maio do ano seguinte
Pagamentos por conta: julho, setembro e até 15 de dezembro.
Acresce ainda a possibilidade de tributação pelas despesas incorridas no período, através da Tributação Autónoma[1], nomeadamente:
1. Despesas não documentadas: 50%
2. Encargos com viaturas: várias taxas, por tipo de viatura e valor. As mais comuns; 10%, 27,5% e 35%.
3. Despesas de representação: 10%
4. Importâncias pagas a off-shores: 35%
5. Ajudas de custo e abono ao quilómetro: 5%
6. Lucros recebidos por entidades isentas de IRC: 23%
7. Indemnizações e prémios de administradores, gestores e gerentes: 35%
As taxas são majoradas em mais 10% se a empresa tiver prejuízo no próprio exercício (Exceção: anos de 2020, 2021 e 2022 pelo OE 2021 e 2022)
IVA
Uma vez sendo considerada sujeito passivo de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), deverá cumprir as seguintes obrigações:
1. Pagamento do imposto;
2. Entregar uma declaração de início, de alteração ou de cessação da sua atividade;
3. Emitir obrigatoriamente uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços;
4. Enviar mensalmente uma declaração relativa às operações efetuadas no exercício da sua atividade no decurso do segundo mês precedente, com a indicação do imposto devido ou do crédito existente e dos elementos que serviram de base ao respetivo cálculo;
5. Entregar uma declaração de informação contabilística e fiscal e anexos (IES);
6. Entregar um mapa recapitulativo com identificação dos sujeitos passivos seus clientes, donde conste o montante total das operações internas realizadas com cada um deles no ano anterior, desde que superior a (euro) 25 000, (IES);
7. Entregar um mapa recapitulativo com a identificação dos sujeitos passivos seus fornecedores, donde conste o montante total das operações internas realizadas com cada um deles no ano anterior, desde que superior a (euro) 25 000, (IES).
8. Dispor de contabilidade adequada ao apuramento e fiscalização do imposto;
9. Enviar uma declaração recapitulativa relativa á aplicação do RITI.
Se a empresa realizar operações sujeita a Imposto de Selo (IS), como por exemplo as operações financeiras intra-grupo ou com sócios, deverá também apresentar:
1. Declaração mensal, por via eletrónica, discriminativa, por verba aplicável da Tabela Geral, com:
a) O valor tributável das operações e factos sujeitos a imposto do selo;
b) O valor do imposto liquidado, identificando os titulares do encargo;
c) As normas legais ao abrigo das quais foram reconhecidas isenções, identificando os respetivos beneficiários.
2. Declaração anual – IES – (exceto as microentidades), por transmissão eletrónica de dados, discriminativa do imposto do selo liquidado e do valor das operações e dos atos realizados isentos deste imposto, segundo a verba aplicável da tabela.
3. As entidades obrigadas a possuir contabilidade organizada nos termos dos Códigos do IRS e do IRC devem organizá-la de modo a possibilitar o conhecimento claro e inequívoco dos elementos necessários à verificação do imposto do selo liquidado, bem como a permitir o seu controlo.
4. O imposto é pago nas tesourarias de finanças, ou em qualquer outro local autorizado nos termos da lei, até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que a obrigação tributária se tenha constituído.
IRS
A entidade devedora dos rendimentos pagos a entidades residentes[2], sujeitos a retenção na fonte, ao abrigo do Código do Imposto sobre os Rendimentos Singulares (CIRS), como o caso do trabalho dependente, independentes, rendimentos prediais ou de capitais, são obrigadas, no ato do pagamento, do vencimento, ainda que presumido, da sua colocação à disposição, da sua liquidação ou do apuramento do respetivo quantitativo, consoante os casos, a deduzir-lhes as importâncias correspondentes à aplicação das taxas neles previstas por conta do imposto respeitante ao ano em que esses atos ocorrem.
No caso de pagamento a entidades não residentes[3], as retenções na fonte de IRC são, genericamente, efetuadas à taxa de 25 %.
As importâncias retidas ser entregues ao Estado até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que foram deduzidas e essa entrega ser feita nos termos estabelecidos no Código do IRS ou em legislação complementar.
As quantias retidas devem ser entregues até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que foram deduzidas.
Sistemas informáticos
Os sujeitos passivos com sede ou direção efetiva em território nacional, bem como aqueles que aí possuam estabelecimento estável, estão sujeitos às obrigações de faturação e de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte[4].
As entidades devem dispor de capacidade de exportação de ficheiros (SAF-T) [5] nos termos e formatos definidos por portaria do Ministro das Finanças.
Emissão de faturas
Os sujeitos passivos devem assegurar que as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes sejam processados por uma das seguintes formas:
a) Programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);
b) Outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas;
c) Documentos pré-impressos em tipografia autorizada.
Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional e outros sujeitos passivos cuja obrigação de emissão de fatura se encontre sujeita às regras estabelecidas na legislação interna[6], estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos que tenham sido objeto de prévia certificação pela AT, sempre que:
a) Tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a (euro) 50 000 ou, quando, no exercício em que se inicia a atividade, o período em referência seja inferior ao ano civil, e o volume de negócios anualizado relativo a esse período seja superior àquele montante;
b) Utilizem programas informáticos de faturação;
c) Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.
- Os requisitos dos programas de faturação, bem como o procedimento de certificação, são definidos por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças.
- A AT mantém no seu sítio na Internet uma lista atualizada dos programas e respetivas versões certificadas, bem como a identificação dos produtores.
Comunicação de faturação
As pessoas, singulares ou coletivas, que se encontrem sujeitas às regras de emissão de faturação em território português e aqui pratiquem operações sujeitas a IVA, são obrigadas a comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT), por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, bem como os elementos dos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços e recibos, por uma das seguintes vias[7]:
a) Por transmissão eletrónica de dados em tempo real;
b) Por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, na sua redação atual;
c) Por inserção direta no Portal das Finanças.
A comunicação dos documentos referidos no número anterior deve ser efetuada até ao dia 12[8] do mês seguinte ao da sua emissão.
Comunicação de documentos de transporte
Os sujeitos passivos de IVA têm de comunicar os documentos de transporte emitidos à AT, por uma das seguintes vias[9]:
a) Por transmissão eletrónica em tempo real, integrada em programa informático, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT;
b) Através do envio do ficheiro SAF-T (PT), exportado pelo programa informático certificado e recorrendo a aplicação de envio de dados disponibilizada no site e-fatura no Portal das Finanças;
c) Através da emissão direta no Portal das Finanças do documento de transporte utilizando as funcionalidades previstas para esta comunicação.
Os sujeitos passivos são obrigados a comunicar à AT os elementos dos documentos processados, antes do início do transporte.
Comunicação de inventários
As pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional, que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário, devem comunicar à AT, até ao dia 31 de janeiro, por transmissão eletrónica de dados, o inventário valorizado respeitante ao último dia do exercício anterior[10].
Ficam dispensadas da obrigação de comunicação as pessoas a que seja aplicável o regime simplificado de tributação em sede de IRS ou IRC.
Entidade contratante
Para além das obrigações previstas na legislação laboral, as empresas, enquanto entidades contratantes devem calcular, declarar e entregar as contribuições e quotizações para os regimes de proteção social, que consistem numa forma de proteção para eventualidades como a doença, situações de parentalidade, de desemprego, de velhice, de morte ou invalidez, mas também de solidariedade.
As taxas são compostas por duas componentes: as contribuições, da responsabilidade do empregador, definido como a pessoa singular ou coletiva que beneficie da atividade dos trabalhadores e são abrangidos pelo regime geral dos trabalhadores por conta de outrem, independentemente da sua natureza e das finalidades que prossigam, e as quotizações, da responsabilidade do trabalhador, que consistem em prestações pecuniárias destinadas à efetivação do direito à segurança social.
A taxa global do elenco das eventualidades protegidas é de 34,75%, cabendo 23,75% à entidade empregadora e 11% ao trabalhador.
Admissão de trabalhadores e cessação de contratos
A admissão dos trabalhadores é obrigatoriamente comunicada pelas entidades empregadoras à instituição de segurança social competente, no sítio da Internet da segurança social, com exceção dos trabalhadores do serviço doméstico, em que aquela pode ser efetuada através de qualquer meio escrito.
A comunicação é efetuada:
- Nas vinte e quatro horas anteriores ao início da produção de efeitos do contrato de trabalho;
- Nas vinte e quatro horas seguintes ao início da atividade sempre que, por razões excecionais e devidamente fundamentadas, ligadas à celebração de contratos de trabalho de muito curta duração ou à prestação de trabalho por turnos a comunicação não possa ser efetuada no prazo previsto anterior.
Cessação, suspensão e alteração da modalidade do contrato de trabalho
A entidade empregadora é obrigada a declarar à instituição de segurança social competente a cessação, a suspensão do contrato de trabalho e o motivo que lhes deu causa, bem como a alteração da modalidade de contrato de trabalho.
As comunicações consideram-se cumpridas sempre que sejam do conhecimento oficioso do sistema de segurança social e enquanto não for cumprido esta condição, presume-se a existência da relação laboral, mantendo-se a obrigação contributiva.
As entidades contribuintes são obrigadas a declarar à segurança social (por transmissão eletrónica de dados, através do sítio na Internet da segurança social), em relação a cada um dos trabalhadores ao seu serviço, o valor da remuneração que constitui a base de incidência contributiva, os tempos de trabalho que lhe corresponde e a taxa contributiva aplicável. A não inclusão de trabalhador na declaração de remunerações constitui contraordenação muito grave.
A declaração mensal deve ser efetuada até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que diga respeito.
O pagamento das contribuições e das quotizações é mensal e é efetuado do dia 10 até ao dia 20 do mês seguinte àquele a que as contribuições e as quotizações dizem respeito.
Fundos de compensação (FCT/FGCT)
Com a aprovação da Lei n.º 70/2013, foram criados os fundos de compensação designados por FCT e FGCT.
A lei aplica -se apenas aos contratos de trabalho celebrados após a sua entrada em vigor (1/10/2013), tendo sempre por referência a antiguidade, contada a partir do momento da execução daqueles contratos (art. 2.º).
A referência, na lei, à compensação calculada nos termos do artigo 366.º do Código do Trabalho inclui todos os casos em que esta disposição resulte aplicável, diretamente ou por remissão legal, em caso de cessação do contrato de trabalho.
O valor das entregas da responsabilidade do empregador para o FCT corresponde a 0,925 % da retribuição base e diuturnidades devidas a cada trabalhador abrangido (art. 12.º).
O valor das entregas da responsabilidade do empregador para o FGCT corresponde a 0,075 % da retribuição base e diuturnidades devidas a cada trabalhador abrangido pelo FCT ou ME.
As entregas são pagas 12 vezes por ano, mensalmente, nos prazos previstos para o pagamento de contribuições e quotizações à segurança social e respeitam a 12 retribuições base mensais e diuturnidades, por cada trabalhador (art. 13.º).
Relatório Único (RU)
O Relatório Único (RU), referente à informação sobre a atividade social da empresa, constitui uma obrigação anual, a cargo dos empregadores (empresas com trabalhadores por conta de outrem), com conteúdo e prazo de apresentação regulados na Portaria nº. 55/2010, de 21 de janeiro.
Em 2021, cerca de 300 mil empregadores entregaram o seu Relatório Único referente a 2020, com informação sobre as condições de trabalho de mais de 3 milhões de trabalhadores.
O relatório único é entregue por meio informático, durante o período de 16 de março a 15 de abril do ano seguinte àquele a que respeita.
Atividade financeira
Comunicação de Operações e Posições com o Exterior (COPE)
Entidades abrangidas: Estão obrigadas a comunicar ao Banco de Portugal[11] as respetivas transações e posições com o exterior todas as pessoas coletivas residentes em Portugal, ou que nele exerçam a sua atividade, que efetuem operações económicas ou financeiras com o exterior ou que realizem operações cambiais, num total anual igual ou superior a 100.000 euros, considerando o total de entradas e de saídas.
Periodicidade: A informação deve ser comunicada mensalmente, até ao 15.º dia útil após o final do mês a que os dados se referem.
Em resumo
De facto, constituir e gerir uma empresa em Portugal implica o cumprimento de inúmeras obrigações que, por vezes, os gerentes nem sabem que existem. A título exemplificativo, passamos a apresentar um resumo das principais obrigações que ocorreram em julho deste ano:
[1] Empresa no hora: https://justica.gov.pt/Servicos/Empresa-na-Hora
[2] Volume de Negócios Líquido < € 700.000; Balanço < € 350.000 e Empregados < 10
[3] Artigo 519.º do CSC
[4] Artigo 519.º – A do CSC
[5] Artigo 518.º do CSC
[6] Decreto-Lei 158/2009, republicado pelo Decreto-Lei 98/2015, de 2/6
[7] Artigo 70.º do CSC
[8] Artigo 121.º do CIRC
[9] Artigo 88.º do CIRC
[10] Artigo 98.º do CIRS
[11] Artigo 94.º do CIRS
[12] Artigo 125.º do CIRC
[13] Artigo 123.º do CIRC
[14] Nos termos do artigo 35.º-A do Código do IVA
[15] Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto
[16] Vai passa a dia 5, a partir de 1 de janeiro de 2023 – Artigo 330.º do OE 2022
[17] Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto e o Regime de bens em circulação objeto de transações entre sujeitos passivos de IVA, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003
[18] Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto
[19] https://www.bportugal.pt/page/comunicacao-de-operacoes-e-posicoes-com-o-exterior
