Arquivo Digital – Fazer crescer em segurança o seu gabinete de Contabilidade

2021-11-03

Já imaginou quanto tempo perde, dia após dia, para receber, enviar, processar, organizar, manter, localizar e proteger os seus documentos em papel? Como seria o dia a dia do seu escritório se tudo isso se resolvesse em segundos?

Já calculou os ganhos de produtividade que pode ter se a sua equipa deixar de estar alocada a tarefas repetitivas de tratamento de papel e ganhar tempo para se dedicar a gerar mais valor para o seu negócio e para os seus clientes?

Imagine agora que toda a informação de que precisa para fazer o seu trabalho está:

• centralizada e acessível onde desejar,
• segura, em conformidade com os mais elevados padrões de segurança,
• renovada em permanência para estar de acordo com a legislação nacional e europeia, para que não corra riscos,
• atualizada ao dia, para que seja fiável e exata,
• e ao alcance de dois ou três cliques, esteja onde estiver, para que não perca tempo…

Para além de saber exatamente onde estão todos os documentos, ainda ganha velocidade e flexibilidade no acesso à informação.

Estes são apenas alguns exemplos dos impactos iniciais que a digitalização documental traz aos gabinetes de Contabilidade. A adoção de ferramentas digitais para o dia-a-dia é apenas o início da Transformação Digital e do novo posicionamento no mercado do seu negócio.

Mas afinal o que é a transformação digital e de que forma causa impacto no setor da contabilidade?

Transformação Digital em toda a cadeia de valor dos gabinetes de Contabilidade

A Transformação Digital é o uso da tecnologia para aumentar de forma significativa a performance, a segurança e o alcance dos gabinetes de Contabilidade.

Passa por usar tecnologia, que está ao seu alcance, ao serviço do seu escritório de contabilidade, oferecendo oportunidades de automatização de processos, em todos os momentos do relacionamento com o cliente.

Talvez tenha já apreciado como algumas das maiores empresas do mundo utilizaram a transformação digital para ganhar escala e fazer crescer os seus negócios.

Considerando que todos os setores se estão a adaptar, porque é que a Contabilidade ficaria de fora? Adapte a sua Contabilidade.

Para que os gabinetes de Contabilidade se mantenham competitivos, a questão não é “se”, mas “quando” é que o seu gabinete se irá adaptar às novas tendências da Contabilidade.

A experiência digital já não é uma opção, mas um meio para comunicar e interagir com os seus clientes.

Um pré-requisito importante é a capacidade de entender e colocar a tecnologia a trabalhar a favor do seu gabinete de Contabilidade.

Os métodos tradicionais de fazer negócios estão em mudança constante por causa do digital, e os Contabilistas precisam de estar bem informados e de serem flexíveis o suficiente para superar desafios e aproveitar as oportunidades que a Contabilidade Digital oferece.

Inovação na Contabilidade: Quais os impactos da transformação digital?

A crescente conetividade alterou os paradigmas do mercado e, agora, para se manterem competitivos, os gabinetes de Contabilidade têm de se ajustar às novas exigências de automação de processos e modelos de negócio, mas também experimentar novas estratégias.

Isso significa que a inovação dos gabinetes de Contabilidade passa pela eliminação de rotinas e procedimentos antigos em favor de novas práticas.

Esta atitude é essencial para:

• manter a competitividade no mercado, evitando perder clientes para outros escritórios e procurando conquistar novos clientes,
• aumentar a sua eficácia, aproveitando melhor o tempo,
• e reduzir os seus custos de operação, melhorando a rentabilidade.

Em linhas gerais, o processo de adoção de práticas digitais pode ser definido como a integração estratégica de tecnologia em todas as áreas de um gabinete de Contabilidade.

Isso resulta em mudanças simples, mas fundamentais na forma como os gabinetes operam no seu dia-a-dia e nas alterações registadas no valor do serviço oferecido aos clientes. Já lá vamos.

A adoção destas práticas requer mais do que apenas implementar a mais recente solução tecnológica: é necessária uma pequena mudança de mentalidade no perfil do gabinete de Contabilidade e na sua forma de atuação.

Transformação Digital significa aumentar a produtividade e velocidade com que realiza processos manuais tradicionais

Um dos aspetos mais importantes da adoção de práticas digitais para o seu gabinete de Contabilidade está relacionado com a segurança e a velocidade com que os velhos processos manuais tradicionais passaram a ser realizados.

O gabinete de Contabilidade deixa de estar dependente de um escritório físico, de capas de documentos desorganizados, de gavetas, de secretárias, de agrafos e de clips…

Nunca mais irá passar pelo pesadelo que é procurar documentos em papel e a incerteza de os ter recebido ou não.

As dores e o tempo perdido do trabalho repetitivo de receber, organizar, classificar, processar e arquivar documentos é reduzido a segundos e fica disponível em tempo real.

Os problemas causados por documentos duplicados deixam de existir e as dúvidas sobre qualquer informação podem ser resolvidas quase instantaneamente.

Transformação Digital na Contabilidade: O Contabilista pode “não querer”?

A Transformação Digital na Contabilidade está a caminhar num ritmo surpreendente. O que parecia impossível há pouco tempo atrás, já acontece.

A Transformação Digital traz consiga uma onda de facilidades que, se não forem exploradas corretamente, podem levar ao fim de um negócio

Com a velocidade com que surgem novas tecnologias, os negócios que não inovem (ou sejam lentos a inovar) perdem o timing e a sua posição de valor no mercado.

As transformações tecnológicas são rápidas e constantes e o Contabilista precisa de ficar atento para garantir que não é ultrapassado pela sua concorrência.

Novos modelos de negócios, mercados globalizados e clientes cada vez mais exigentes são pontos de atenção para gabinetes de Contabilidade e criam um futuro de desafios. Mas também de possibilidades.

A inovação na Contabilidade trouxe modernidade na forma como recebemos, partilhamos, organizamos, processamos e arquivamos documentos, na forma como automatizamos tarefas diárias e repetitivas, na forma como os Contabilistas se conectam com os seus clientes, e como gerem o seu negócio, baseados em ferramentas de arquivo na cloud.

Como é ser um Contabilista Moderno

O Contabilista Moderno precisa de procurar inovar o seu gabinete de Contabilidade para ser tornar mais consultivo e participativo nas decisões estratégicas dos seus clientes.

Isto é fundamental para adicionar valor ao serviço prestado pelos gabinetes de Contabilidade, de forma a conseguirem gerar mais benefícios, como a fidelização de clientes, mantendo relações de longo prazo.

Ao modernizar o seu processo de trabalho, o Contabilista está a diferenciar-se no mercado. E, percebendo que um gabinete de Contabilidade oferece diferenciais no atendimento e no tratamento documental, a tendência é que o Cliente passe a ver o trabalho dos Contabilistas de forma mais positiva.

Alguns gabinetes de Contabilidade conseguem adaptar-se a novas realidades, contando com a ajuda de processos digitais e colocando a tecnologia a seu fazer no dia-a-dia dos seus negócios. Outros perdem os fatores que os distinguem no mercado e que em tempo os fizeram competitivos.

Ganhe Tempo, Espaço e Rentabilidade. Junte produtividade, rapidez e redução de custos desde o primeiro dia e transforme-se num Parceiro Estratégico dos seus clientes.

A escolha é sempre sua.