Automatização de pagamentos: muitas vantagens para as empresas

2023-06-19

Muitos são os desafios que as empresas enfrentam na gestão de pagamentos a receber e a pagar. Uma PME pode, por exemplo, levar semanas a tratar do processamento de uma única fatura. Não é por acaso que, sobretudo com a pandemia e a necessidade de responder a um contexto muito competitivo e de grande pressão sobre as receitas, é cada vez maior o número de empresas que recorre à automatização dos pagamentos para registo de faturas, codificação, revisão, aprovação e execução de pagamentos.

A automatização é o recurso à tecnologia para realizar pagamentos B2B de vendedores e fornecedores, com o mínimo envolvimento humano possível. Consiste na utilização de soluções integradas através das quais as empresas gerem os pagamentos a fornecedores, e a forma como as faturas são recebidas e processadas, com muito menores riscos de incoerências e uma melhor gestão dos fluxos de caixa, por comparação com os métodos manuais.

Permite ainda poupar custos, reduz o risco de fraude e promove uma gestão mais fluida e eficiente de todo o processo, desde a chegada do pedido de um cliente à concretização do pagamento.

O recurso a pagamentos manuais traz várias ineficiências, muito relacionados com a maior probabilidade de erro humano, lentidão dos processos e menor controlo das operações. O resultado podem ser problemas como a duplicação de pagamentos, as fraudes, os atrasos nos pagamentos, um maior consumo de tempo e recursos e a deterioração não só da reputação da marca como das relações com fornecedores e outros stakeholders.

Benefícios do recurso à automatização dos pagamentos

Transparência

O benefício é um processo simplificado de gestão de tesouraria no qual os fluxos de caixa podem ser estimados com precisão, nomeadamente o valor das dívidas pendentes. A solução de automação de pagamentos também facilita a prevenção e identificação de pagamentos duplicados, por exemplo. Para as equipas, nomeadamente de gestão, permite um controlo mais eficaz de todas as operações.

Esta maior transparência também é visível para os fornecedores, que conseguem assim perceber mais facilmente, e em tempo real, o ponto de situação das suas transações com a empresa e sentir-se, durante cada transação comercial, mais informados e esclarecidos.

Visão panorâmica dos fluxos financeiros

O recurso a pagamentos automatizados facilita a obtenção de informação sobre os dados financeiros da empresa que se irão revelar preciosos para fundamentar análises mais avançadas e trabalhar na melhoria de processos. Permite à empresa prever de forma mais precisa o comportamento dos seus fluxos de caixa e ter ferramentas que promovam a otimização da sua posição de caixa.